◍ 政工公文写作 ◍
公文写作基础知识
一、公文的定义和分类
（一）定义
公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写成文件；我们要向乡镇、村安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关告知人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关工作人员的基本素质要求。
（二）分类
1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机 关公文、企事业单位公文、社会团体公文。今天讲的，重点是行政机关公文。
2、按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。
3、按内容分为
命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要
第二部分：公文写作的基本要求 主题突出，观点正确结构完整，格式规范实事求是，讲求实效准确表达，简明生动
第三部分：公文写作的步骤 1.确立主题，明确目的收集材料，调查研究拟写提纲，安排结构
2.撰写初稿，征求意见润色加工，修改定稿
具体步骤：
（一）确定文种
这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题； 文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。一般说来：
1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种。比如：党中央决定在全党（特别是党员领导干部）
开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说，是件大事，所以用决定文种；每年初的农村工作会议、计划生育工作会议上，县政府都要出台一个《关于兑现 **年农村工作（人口与计划生育工作）责任制的决定》，这就是个奖惩决定。
2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公告。比如，要
在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单双号进城运营，这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益，我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。联合执法队、建设局、交警大队。要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。
3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》
（二）规范写作
公文写作要努力做到“七个规范”：
1、主题规范。
主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主
题的提炼标准，就是集中单
一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。
2、文章格式规范。
公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间。为
了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。
1、标题公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种
3、正文的写法：正文是主送机关以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。
4、结尾：正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。《请示》要说“妥否，请批示；《意见》要说“以上意见若无不妥，请批转执行；《通知》和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。
5、文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。（比较文学作品语言与公文语言的异同：同是写一个夜晚发生的一件事，武侠小说写“月黑风高夜，***燕子李三一个鹞子翻身越窗而入，手起刀落，一剑封吼，杀死了仇家；而公文只写某年某月某日，谁在家中被人杀死，或者谁杀死了仇家。）所以，很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。
5、、标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文件的通知，到县级，可直接说转发国务院***文件的通知。
6、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。
三、几种常用公文的写作
报告：报告是典型的上行公文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。所以，在选择这个文种的时候，要选择那些只需要上级知道的工作或事件，或者向就某项工作提意见建议，但不一定需要批复。
1、分类一是工作报告，是按照上级机关要求做作的报告，如政府工作报告；二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；三是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于审计意见整改情况的报告）；四是备案报告（规范性文件备案）。
2、写法
一是要有导语，说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据什么机关的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。
二是总体结构一般是：第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。这是常规格式，具体中有变化。我们要向市政府报一个土地使用及管理工作方面的情况报告，就要有基本情况（建设用地、开发区用地）、问题、措施。回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答（如审计意见整改报告，用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的，程序不规范我们是怎么整改的，挤占专项建设资金我们是怎么整改的）。
三是结尾。
通知：通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。通知以红头文件和白头文件印发都行。属下行文，要下级机关（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，比意见要细），要具有操作性。例如写一个会议通知，开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等，要一、二、三逐一说清楚，让看的人一看就明白。通知可以不写结束语。
工作计划类：是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。工作计划要有操作性（缺乏操作性是当前部门上报工作计划的通病）。计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤三要素。计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大），政府重点工作任务分解、拟办实事分解、经济发展主要指标分解、议提案办理责任分解等都是图表式。当前部门上报的计划类文件普遍缺乏前瞻性和操作性，都是泛泛而谈，随便写几条（以收集政府工作报告素材为例）
工作总结类：
1定义
2分类：综合性总结（单位工作总结）、专题性总结（专项工作总结）、个人总结（学习、思想、工作）
3写作关键和重点：其特点是实践性、经验性、自述性、理论性（不仅陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。一般包括本年度（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下步工作计划（个人总结写努力方向）。个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，不是记流水帐。当前各部门上报的工作总结类材料，缺乏亮点的提炼和总结，都是按部就班写来，看不出我们与别的县相比有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，政策上发生了哪些重大变化。信息的撰写
信息稿件篇幅短小、内容集中、文字简洁。这既是信息文体的特点，也是写作的基本要求。在写法上，信息文体是灵活的，不像通用公文那样有固定的格式，但也不是无规律可循。一篇质量好的信息稿件，应合乎以下几个要求：
一、主旨集中突出
主旨即主要意思，信息所表达的中心意思一定要集中和鲜明，才能起到为决策服务的作用。怎样才能使主旨鲜明呢？
1.一篇一事。一篇信息只表达一个主旨，否则“意多乱文”，篇幅也拉长了。比如，有的稿件将一项工作的经验和问题放在一篇里写，可是要将经验说透、问题讲深，结果出现了两层
意思，信息的主旨便不集中了。若采取“分拆门户”的方法，将经验、问题分写成两篇信息，内容就集中了。
2.删削多余。雕塑家将一块石头变成个性鲜明的人像的过程，实质上就是将石头上多余的部分砍掉的过程。一篇信息，只有将那些与主旨无关的“杂枝乱蔓”删削干净，才能使主旨变得鲜明起来。信息中的多余成分主要是：对说明主旨作用不大的事例，“老生常谈”的经验做法，工作中的次要问题，产生问题的次要原因，以及不切实际的建议等等，这些都在删削之列。
二、标题简洁醒目
标题是一篇信息给人的第一印象，好的标题能够提示公文的主旨或主要内容，引发读者阅读的兴趣。在当今“信息爆炸”的时代，信息如潮水般涌来，领导同志很难做到逐件阅读，只有靠标题来选择最需要阅看的信息。一篇很重要的信息，如果标题没有准确地反映出其重要价值，那么这篇信息就很可能被忽略过去。因此，信息的标题要符合以下要求：
1.题文一致。标题应准确地表现信息的主旨，不能为了某种需要去突出信息中的次要内容，也不能为了吸引人而故作惊人之语。
2.概括得当。标题要有一定的概括性，但也不能过于高度概括，使标题太抽象，不具体。比较一下这样几个标题:《社会传闻引起群众不安》，《关于xx县将发生五级以上地震的传说引起部分群众的紧张和不安》，《一些县将发生地震的传说引起群众不安》。这三个标题反映的是同一件事。第一个标题概括过度，没有提出“地震”这一重要内容。第二个标题概括不足，对传说的内容写得太具体。显然，第三个标题既提示了信息的主要内容，又比较简练，这样概括是得当的。
3.一语破的。“的”是指箭靶，要害部位。标题要一句话就击中要害。要做到这一点，就要抓住信息中的最主要事实。如一篇信息反映某县一村民，施工中砍断了一株古银杏树的主根，市有关领导xx同志要求迅速查处此事。原拟标题为《xx同志要求查处某县农民砍坏古树事件》，这个标题虽然也切题，但角度选择得不好，从领导的角度去写，未能突出最重要的事实—古树遭严重破坏。后来这个标题改为《xx县一棵五百年古树遭严重破坏》，不但抓住了要害问题，而且比原标题更为醒目。
4.简洁凝练。信息文体突出的特点就是短小，标题也应尽可能简短。标题太长，不仅阅读起来很不方便，而且容易淹没公文的核心内容。要做到标题简洁，一是要省略标题中那些可有可无的内容。如《xx局反映招商引资过程中遇到的困难》，可精炼为《招商引资过程中遇到的困难》，至于是谁反映的，文中自有交代。二是要准确概括事物特征，如《电、路建设是发展商品经济的头等大事》这个标题中，有的词概括不好，经一位领导同志修改后，成为《电、路建设是经济建设的基础》，既精炼又准确。
三、内容虚实结合信息内容要做到概括叙述与具体叙述相结合。概括叙述就是用高度概括的语言和数字，从宏观上、整体上反映全面的情况，使人看到事物的全貌。具体叙述，就是对事物、工作的某一方面详细叙述。通过具体的事实和数据来说明某种观点。只有恰当的运用这两种叙述方法，才能使信息的内容既全面又具体，做到“点面”结合。在这方面，要注意运用这样几种方法：
1.大题小作。信息篇幅有限，选题要从大处着眼小处入手。一个事物往往包括几个方面，如果方方面面都加以反映，就容易大而空，什么问题也说不透。只有抓住一个主要方面，从一点入手深入下去，才能使信息的内容集中和具体，收到以小见大的效果。
2.定量分析。就是对某一事物或社会现象进行总量分析，这是反映事物全貌的有效手段，也是提高信息综合水平的一个重要方面。我们常说，事实胜于雄辩，而统计数字就是从数量上来反映客观事实的，有时，一个数字胜过一大段文字叙述。
3.角度新颖。一个事实，从不同的角度可以反映出不同的问题，只有选择好角度，才能使信息的内容新颖，引起领导的重视。如一篇信息反映某公证处为企业向银行办理个人购房贷款提供公证，从表面看这条信息的价值不大。后来改变了写作角度，不从公证处的角度去写，而从银行首次向个人提供高额购房贷款这个角度写，使信息有了新意，并引起有关领导的重视。
改变写作角度，不是为了某种需要去人为地拧角度，甚至扭曲事实来标新立异，而是要在科学分析的基础上，找出事物的特点，抓住事物的本质。抓住本质的方法很多，如从事物发展的各阶段的特点中，找出它的发展道路；从各个不同事物的成功经验中，找出共同因果关系，从而发现这些经验的成因；从许多典型的差异中，找出共同的特点，发现特殊的规律等等。
四、语言简练顺当
语言是信息文体的细胞，语言不洗炼，信息材料就会显得臃肿，不好看；语序不顺当，读起来就觉得别扭，费脑筋；八股调太浓，看起来就令人头疼，不入脑。所以，信息的语言是很重要的，应当合乎以下要求：
1.文辞简洁。一是要删去一切可有可无的话，空话、套话，说了没错可是也没用的话，都应该毫不可惜地芟除。二是尽量少引用上级的精神。信息是给领导看的，对上级精神，领导同志是比较清楚的，所以信息中不要“反销”上级的精神，确有必要引用时，也要少而精。三是不要过多地强调某件事的重要意义，因为不说这些意义，领导同志也能领悟到，至多点到而已。四是不用过渡句，硬接硬转。领导同志每天阅读大量文书材料，对文件内容的理解能力很强，所以采取硬接硬转的方法，不仅不会造成理解上困难，而确能收到精简文字之效。五是多用省略句和简称。如“创三优”、“除六害”、“申办奥运”等。
2.语序顺当。信息常常是一段成篇，不分段落，而靠内在逻辑衔接，因此语序上要非常讲究。信息语言的顺序，大致分为三种：一是按时间顺序，二是按事物发展的顺序，三是按逻辑顺序，如意义的轻重，事情的大小。不论按哪一种顺序写，一般都要采取“顺叙”的写法，而不采用“倒叙”的写法。
3.写好导语。一条信息开头的第一句话就是导语，写好导语十分重要，它对信息的主要内容起到提示的作用。在短讯型、动态型信息中，还往往用导语来代替标题。导语一定要写得有新意，使人看了就想往下看。如一篇信息反映校办企业要求享受刚出台的对大中型国有企业的优惠政策，开头第一句话是：“校办企业要求随大中型国企一同上船”。这个导语不仅把主要事实在开头交待清楚，而且也较新颖。
4.改变文风。信息语言应不同于公文语言不必强调端庄得体，而要注重灵巧和生动。特别要去除八股腔，代之以清新、简洁的语言。一是长句变短句，不用理论性文章那种叠砌定语的长句子。二是倒装句变正装句，少用谓语前置的句式。如：“会议决定派工作队到xx县对受灾村民进行慰问”。这一句应改为“会议决定派工作队到xx县慰问受灾村民”。三是少用定型化的语言。有些语言刚一出现时很新颖，如：“为改革开放保驾护航”、“敢试敢冒敢闯”、“真抓实干，一抓到底，抓出成效”等等，但是你用我也用，就成了一种定型化的语言，再用下去就成了陈词滥调。所以要提倡“我手写我口”，而不要拾人牙慧。
正式公文排版要求：
题目：二号宋体加粗
一级标题：三号黑体加粗{例：一、二、三、}
二级标题：三号楷体加粗{例：
（一）（二）
（三）三级标题：三号宋体加粗{例：1.2.3.}
四级标题：三号仿宋加粗{例：（1）（2）（3）}
正文：三号仿宋
固定值：25磅
首行缩进：2字符页边距：上、下2.54厘米，左、右2.6厘米
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常见的公文写作大概包括请示、报告、意见、通知及宣传纲要五类。
请示的三个层次：
1.第一个层次，写“为什么要请示”，即请示的缘由或背景，也就是请示问题的依据、出发点和目的。
3.结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。
二、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问
“报告”正文的写作通常是“三段式”。但应注意的是，“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变的状态，主要有：情况——做法 ——问题(意见);情况(做法)——问题——今后意见;情况——原因(责任)——下步做法;情况——原因——责任及处理意见;情况——问题——建议等。写 “报告”要切实掌握“三段式”的基本要求，这对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。
正文：这部分是意见写作的主体，应当首先在开头部分用简明扼要的文字，说明行文的目的、背景、依据或缘由，以利受文者理解和贯彻执行;然后应当明 确、详尽地写出意见的具体内容，如阐明工作的基本见解、原则性要求、政策性措施及注意事项等，一般采用分条的结构安排方式。结尾，一般用一个结尾段落来进 一步强调工作或提出希望和要求。
四、通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文
指示性通知：交代缘由(由成绩到问题)+原则、要求+结尾(贯彻执行的希望)。
如《国务院关于进一步精简会议和 文件的通知》，就是一篇非常典范的指示性通知。开头集中说明制发本通知的“缘由”及“总的要求”，首先肯定近年来在精简会议和文件方面所取得的成效：“近年来，党中央、国务院三令五申，要求精简会议和文件，并采取一些措施，取得了一定成效。”紧接着笔锋一转，用“但是”引出所存在的问题：“但是各类会议和 文件仍然偏多，特别是部门内设机构召开的会议过多过滥，一些会议随意召集地方政府厅局负责人参加，给地方增加了负担;部门内设机构越权发文现象十分突出， 成为文件过多的主要原因。……”通过一个短语(“为做好精简会议和文件的工作，现特有关事项通知如下：”)，进而提出精简会议和文件的原则要求：“一要提 高认识，转变观念，充分认识到精简会议和文件是克服官僚主义、形式主义的需要;二是深化行政管理体制改革，进一步转变管理职能，转变工作方式和工作作风， 把工作重点放在深入实际，深入群众，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题上;三要积极利用现代通信和技术手段开展工作，加快实现办公自动化的步 伐，改变传统的主要依靠召开会议和印发文件来推动工作的做法。”最后，结尾部分要对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。
会议通知：写法比较简单，开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据;主体简要叙述通知的事项;结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。
五、宣传纲要：计划体公文的一种。一般是指带有远景发展设想的提纲挈领式的文字计划，又具有较强的政策性、思想性与指导性。全文大都由指导思想、主要目标、工作重点、政策措施等几个大的部分来组成。
宣传纲要的三大块：第一部分，交代清楚这，份宣传纲要的背景，说明此宣传纲要所要宣传的活动以及发起活动的原因;第二部分，交代宣传纲要的具体内容， 包括指导思想、总体目标、宣传内容、宣传载体、宣传措施等方面。(其中指导思想、宣传措施必不可少。)最后部分，发出鼓励或倡议。
1.公文具有( )、( )、( )三大特点。
2.从行文关系上，公文可分为( )、( )、( )三种。
3.公文的种类有：命令(令)、决定、( )、( )、( )、( )、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种。
A 公告、通告、通知、通报、
4.公文要素划分为( )、( )和( )三部分。
5.若文件版头中印有发文单位，( )可以省略;事由前“关于”不可省略;文种前助词“的”不可省略。
6.标题的位置在红色反线下空两行，( )排布。
7.标题中除法规、规章名称可加( )号外，一般不用标点符号。
8.公文正文区域不得夹带图片、表格，统一的字体、字号、行距，无特殊要求，字体颜色一般均为( )。
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团代会公文写作指的是团组织在召开团代会时，发布的公开信或公告，以宣传会议信息、传达组织决议、动员团员积极参与会议等。以下是一份1000字以上的团代会公文示例：
团代会公告
尊敬的各位团员：
大家好！
在这个春意盎然的季节，愉快的时光正在向我们走来。为了进一步加强团组织的建设，促进团员之间的交流与合作，我校团委决定于2022年5月15日（星期天）在学校礼堂召开团代会。现向全体团员发出本次团代会的公告，希望大家提前做好准备，积极参与。
一、会议内容
本次团代会将对团委工作进行全面总结，评选表彰优秀团员、优秀团干部，并就下一阶段团组织的工作开展进行研讨和安排。
二、会议安排
时间：2022年5月15日（星期天）上午8:30-12:00
地点：学校礼堂
三、参会人员
1.团员代表：各学院（系）团总支委员会推选的代表，每个团总支推荐选派本单位的优秀团员代表不少于5人。
2.团学干部：各学院（系）各级团委副书记及部门负责人。
3.特邀嘉宾：学校领导、部分优秀团员代表、相关媒体代表。
四、会议议程
8:30-9:00 注册签到
9:00-9:10 会议开场：奏唱国歌，表彰优秀团员代表
9:10-10:00 团委工作总结与展望
10:00-10:30 团组织发展规划研讨与表决
10:30-11:00 评选优秀团干部
11:00-11:30 团代会会议决议的解读与布置
11:30-11:40 团代会闭幕式
五、参会准备
1.团员代表请携带学生证和个人身份证件。
2.请各学院（系）及时选派代表并通报团委。
3.参会人员需着正式服装，井然有序地参加会议。
六、参会须知
1.会议现场严禁吸烟。
2.请各代表准时参会，不得擅自离会。
3.如有意见或建议，请提前向团委书面提交。
七、其他事项
1.会议期间将设置展览区，展示各学院（系）团组织的优秀成果，各院（系）团员代表可提前制作相关海报、宣传资料等。
2.团组织将安排参会人员的交通、食宿等事宜，提供必要的就餐和住宿费用。
请各位团员代表提前做好准备，积极参加本次团代会。会议期间，希望大家踊跃发言，积极交流经验，为团组织的建设献计献策。
请各学院（系）团总支委员会在5月7日前将代表名单报送我校团委，如需帮助或有任何疑问，请随时联系团委。
小编感谢您的阅读！
各位团员，让我们以团结的力量，共同迈向更加美好的未来！
校团委
2022年4月15日
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公文写作：批复写作攻略
批复用于答复下级机关的请示事项。批复是一种被动的指示，是针对下级的请示而形成的，其正文主要有三方面内容：指明针对的来文(时间、发文字号、标题等)，简要交代形成答复意见的过程;应对方请求回答是否同意或批准对方要求，或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见，如不能批准时，需说明理由，只部分同意或批准时，除说明理由外还要提出具体修正、补充的意见，应对方请求发表指导性意见时，具体写法可参照指示或指示性通知;常以“此复”“特此批复”等结束，有时也以提出请对方复文的要求作结，如请对方汇报有关情况，答复有关疑问等。
一、批复适用于答复下级机关的请示事项。答复同级机关或不相隶属机关的询问，一般用函或复函。
二、批复写作的基本要求：一是把批复依据写清楚说明根据何请示或者何文件做的批复。二是批复意见要直截了当，是同意还是不同意，亦或暂不批准，要明确表态，不能模棱两可。不同意、不批准的简要说明理由。批复意见涉及到法律法规的，要写明做出批复意见的根据。三是批复措施要具体周密，切实可行。以利于下级机关遵照办理。
三、批复的结构：标题、主送机关(请示的发文机关)、正文、落款
四、批复的构成要素：批复依据、批复意见、批复措施
五、批复的价值标准：一是合理性对请示的批复要有利于工作的推进。二是合法性批复意见必须遵守相关的法律法规，不能越权批示。
批复的写法
1.标题
批复由于具有通知和指示的性质，所以其标题(除非发文机关名称较长可以不写以外)一般都是规范的“三要素”写法，即由发文机关名称、事由和文种三部分组成。
2.主送机关
批复的'主送机关同请示一样只有一个，而且与请示的主送机关互为相反，即只写请示的机关名称。
3.正文
批复的正文一般都很简短，一般由批复对象、批复内容和批复结语三部分组成。
(1)批复对象是指批复所针对的请示事项，也是向受文单位告知情况。批复对象作为正文的开头语，必须在正文开头引述来文的标题和文号。其表达形式是：“你单位《关于XXX请示》(发文字号)收悉”。
(2)批复内容，即对请示来文所做的答复或具体指示，是批复的主要部分。批复内容若涉及其他部门，起草时应同有关部门商量或会签，取得一致意见后方可答复，但不能相互推诿或推卸责任。批复内容一般也应一文一事，应紧扣请示事项给予明确答复。
(3)批复结语。批复有时在正文文末写上“此批”或“此复”等词语。
写作批复时要注意以下几点：
1.针对性要强
批复是针对下级机关的请示行文的，批复事项必须紧扣请示的事项，有问有答，回复清楚，不能答非所问。
2.观点要明确
对请示中所要求答复的问题都要有所交代，不能回避某些问题、不予作答或含糊其辞。
3.表达要准确
对部分同意请示或完全不同意请示的批复，在引述来文、表明态度之后，还需要有说理分析，说理要力求简洁，分析不要求详尽，点到为止即可。文字表达要准确、简要，措辞严密，用语准确，以免产生歧义和疏漏，影响工作。
4.批复应讲究时效，及时作出答复，以免影响工作。
格式：
关于××××××有关问题的批复
××××(主送单位)：
你公司《关于××××××的请示》(文号)收悉。鉴于××××××，根据××××××的有关规定(依据)，现就××××××有关问题(请示主旨)批复如下：
一、原则同意××××××。
二、××××××(具体要求)。
请你们××××××(提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求)。
(印章)
××××年×月×日