三个月前我来报到的时候，行政组长把我领到前台那张弧形桌子旁边，指了指座机、访客登记本和门禁卡，说：“先坐这儿，看两天。”我当时心想，看什么看，接电话谁不会。
头一周我就被打脸了。第三天下午，技术部和市场部同时约了外部合作伙伴，两个会议中间只差十五分钟。我接了两个电话，又来了一个快递员让签收，脑子一乱，把A公司的技术顾问带到了市场部的会议室。市场部的人正跟客户谈方案，推门进去一个陌生人，两边都愣住了。技术部那边等了十分钟没人带路，打电话到前台骂了我一顿。我挂了电话，手心全是汗。组长没发火，只说了句：“下次记不住就写下来，别光靠脑子。”
我后来在登记本旁边多放了一叠便利贴。每次同时来两拨访客，我就写两个会议室编号贴在他们胸牌背面，再拍张照片存手机里。这个土办法用了两个月，再没带错过人。
其实真正让我学会“过脑子”的是一件小事。第四周，财务部的一位同事打电话到前台，说下午两点有审计公司的人来，让我直接带上去。我照例登记了。结果两点十分，一位穿西装的先生进门说找财务部。我查了登记本，财务部下午没有预约记录，打电话过去没人接。我又翻了前两天的记录，发现审计公司的对接人姓王，而这位先生说姓李。我多了个心眼，问他是哪家审计公司的，他说出的名字跟财务部之前留的不一样。我让他稍等，又打了财务部另一个同事的手机，才知道原定审计改期了，这位李先生是另一家供应商，走错了楼层。如果我当时不问、直接带上去，财务部的人可能会尴尬。组长后来知道这事，说了句：“你这次算动脑子了。”就这么一句，比表扬十句都管用。
我最怕的事是信息卡在手里传不出去。有一回销售部紧急通知我，说下午三点有位大客户来，让我直接引导到VIP会议室，别经过开放式办公区。结果我转告保安的时候，只说“三点有大客户”，忘了说“别经过办公区”。保安按常规路线把人带进去了，经过销售总监工位时，总监正在打电话，客户正好听见了电话里的一句牢骚。后来销售部的人找我核对，我才发现是自己漏了关键信息。那之后我给自己定了个规矩：凡是涉及路线、时间、姓名的信息，必须用笔写下三个要素，再口头转达一遍让对方确认。这个习惯一直用到现在。
第二个月碰上一个雨天，我至今记得很清楚。下午雨下得正大，一位老先生浑身湿透走进大厅，说找财务部报销医药费。我查了记录，财务部全员外出培训。老先生急了，说老伴在住院，今天不交钱就办不了手续。我先让他坐下，倒了杯热水，然后联系财务主管。主管说人在外面，原件没法审，代收也不行。我又问能不能先扫描发过去，对方犹豫了一下说扫描件可以看，但还是要原件。我把老先生的单据一张张摊开，用前台的扫描仪发了过去。主管确认后说没问题，但公司流程必须见到纸质单。老先生眼圈红了。我试着找了行政部经理，经理说可以先用备用金垫付，让老先生留个借条，等财务回来再补手续。最后我帮老先生填了借条，复印了所有单据，请他先去医院。三天后老先生专程来还钱，还带了橘子。我没收，但那天下午我一直在想，如果当时我只说一句“财务部不在，您明天再来”，这件事也能过去，但结果完全不一样。后来我跟组长建议在前台备一份备用金流程指引，组长说已经在做了。
跟其他部门打交道也不全是顺利的。保安大哥有段时间总嫌我登记慢，说访客排长队影响大楼形象。我观察了一下，慢是因为每个人都要手写公司名、姓名、时间、找谁，有些人写得不清楚我还要再问。我试着把登记表改成了勾选式，常用部门印成选项，访客只需要打勾签字。保安大哥后来没再抱怨，反而有天主动帮我搬了一箱矿泉水到前台。还有一次，快递员嫌我核对身份太严，说别的楼都不用看工牌。我说这是公司规定，对方直接撂下一句“那你慢慢核”，把一摞快递扔在桌上就走了。我花了半小时重新分拣，发现有两件是法务部的合同，如果丢了后果很严重。那天我下班后写了一页纸的快递交接流程，建议设立专门快递区、由保安代收普通件，前台只负责重要文件。行政部采纳了，后来快递员也没再跟我吵过。
-
HN373.COM编辑们主动加班的动力:
- 接待员实习总结 | 餐饮优秀接待员事迹材料 | 接待实习总结 | 物业前台接待员工作计划 | 接待员实习总结 | 接待员实习总结
实习第三个月，我开始留意自己每天到底在做什么。我用一周时间记了流水账：接电话38通、转接21次、登记访客152人、带路47次、收发快递340件、解决问路或借东西之类的小事不计其数。失误也记了：两次转错电话（都是因为对方报名字太含糊我没追问）、一次会议室时间记混（没及时更新白板）、一次访客等待超过十分钟没倒水（忙着分快递忘了）。我把这些记在手机备忘录里，周末翻出来看，发现大部分失误都发生在同时处理三件事以上的时候。我的解决办法很简单：同时来两件事就先用笔写下来，做完一件划掉一件。这个办法很笨，但管用。
要说三个月最大的收获，不是学会了多少流程，而是明白了一个道理：前台不是传声筒，是过滤器。每天从你这里过的信息、人、情绪，你不能原样往外扔，得先在自己这儿过一遍筛子。哪些是真的急，哪些只是对方习惯性催；哪些信息必须原话转达，哪些可以简化；哪些人可以等五分钟，哪些人一分钟都不能耽误。这些判断做对了，后面所有人的工作都顺；做错了，整个链条都在等你买单。
三个月马上结束了，我打算继续做下去。下次再有人问我前台能学到什么，我会说：能学到怎么在一团乱麻里找到线头，而且不能把线头扯断。
-
欲了解工作总结网的更多内容，可以访问：工作总结